¿El estilo de lenguaje de tu organización es efectivo?

"Estimados lectores, es un gusto saludarles y a la vez comunicarles que, por medio de la presente, procederé a explicarles los motivos por los cuales es importante considerar una buena redacción dentro de la organización". 

El párrafo anterior es muestra del estilo que solemos ver en muchas organizaciones que, so pretexto de formalidad, invierten más tiempo en redactar un comunicado y generan mayor distancia entre los colaboradores y la organización. 





¿Por qué es importante definir modos y estilos de comunicación?
Porque ordena y marca la pauta de la comunicación en sus canales y formatos. Luego de definir el estilo, los mensajes pueden comunicarse de jefes a practicantes de manera coherente y homogénea, por eso es importante que los estilos estén por escrito en las políticas de comunicación interna y correctamente justificados. 

Luego, porque la comunicación se alinea con la cultura organizacional. Es poco coherente definir nuestra organización como una empresa horizontal y de puertas abiertas si para conversar con un jefe hay que sacar cita por correo electrónico con su secretaria; o si los comunicados de las distintas jefaturas no transmiten esa cercanía.

Es muy distinto redactar un correo así: "Estimados colaboradores, reciban un caluroso saludo y aprovecho la presente para informarles que nuestro horario laboral ha sufrido ciertas modificaciones que se les informará a continuación".

Que redactar otro así: "¡Hola a todos!, queremos contarles que para beneficio de ustedes nuestro horario de trabajo será modificado de la siguiente manera".

El mensaje es el mismo, la manera y el estilo son completamente distintos.

¿Por qué auditar los estilos de comunicación?
Principalmente porque la comunicación es el activo que más se produce dentro de la organización. ¿Más que los productos o servicios? Sí. Para ofrecer un servicio existe toda una comunicación previa detrás en el equipo de trabajo. 

Muchas empresas no saben cómo es percibida su comunicación o incluso cómo ésta es creada distinta e incoherente con la cultura desde fuentes formales; es decir, un día recibo un correo amistoso, pero el comunicado impreso es cerrado y vertical; en otra ocasión en reuniones cara a cara se mantiene mucha distancia, pero en el evento de fin de año todos somos amigos y bailamos juntos.

Que el colaborador perciba esta bipolaridad (tripolaridad o multipolaridad) de estilos lo hace entender equivocadamente a su organización porque no sabrá cómo definirla o entenderla. Y todos sabemos cuánto cuesta un colaborador poco identificado con la organización. 

¿Cómo mejorar los estilos de comunicación?

1. Definir correctamente el branding y la cultura organizacional 
2. Alinear los objetivos de comunicación a los objetivos corporativos
3. Definir la estrategia y planes de comunicación
4. Conocer y pensar en el público (o públicos) con los que se va a comunicar
5. Revisar y corregir los comunicados enfocándose en transmitir los valores y cultura de la empresa

Además

Recomiendo esta lectura que complementa este artículo: http://www.academia.edu/2976106/Comunicacion_escrita_en_la_empresa_Investigaciones_intervenciones_y_ejemplos