¿Cómo tener reuniones efectivas en 3 pasos?

1. Generar una estructura de reuniones 

Ten una estructura de reunión balanceada, ni mucho como para que te quite libertad ni tan poco que no puedas avanzar. Prepara un plan de reuniones, por ejemplo:

• Semanales: para ver el avance cotidiano de las responsabilidades del equipo 
• Mensuales: análisis de resultados por áreas y anticipar los proyectos en equipo 
• Trimestrales: evaluación de resultados de negocio o del área
• Semestrales: bajada de la estrategia de negocio o campañas para el semestre 

Cada reunión tiene un objetivo específico. Por ejemplo, en las semanales no se puede cuestionar o modificar la estrategia semestral, esto implica una toma de decisión de un público distinto. 

2. Definir el objetivo de la reunión

Los participantes podrán ir a la reunión sabiendo qué se espera de ellos o que recibirán en la reunión. La incertidumbre puede jugar en contra, sobre todo cuando se percibe que no hay claridad ni organización. 

Existen tres tipos de reuniones:

a) Toma de decisiones: tiene un objetivo específico y debe terminar con una decisión tomada 

b) Discusión: la toma de decisión es lejana aún por lo que existen variables a considerar todavía 

c) Informativa: unidireccional, se informan noticias o acuerdos que implican o no acciones

Fuente: McKinsey

3. Establecer roles y responsabilidades

Indica cuáles son las expectativas de participación para cada miembro del equipo, así podrán llegar preparados para tener un excelente performance. 

Además, las personas a las que invitas a esta reunión deben tener una responsabilidad o propósito de ser invitados. No es necesario tener una convocatoria con muchos expectadores y pocos actores. 

Estas reuniones deben terminar con un plan de acción o acciones concretas para cada participante; sino queda como una reunión de discusión, si es que ese no era el objetivo. 

Bonus Track:

1. Si la reunión puede ser una llamada o conversación rápida, hazlo así
2. Respeta el tiempo de las demás personas, sé puntual con el inicio y el fin de la reunión 
3. Mientras menos reuniones tengas o más cortas, más podrás dedicarte a generar las estrategias o desarrollar proyectos 

Referencia: 
Entrepreneur
McKinsey